Un software de gestión ERP es un software capaz de
gestionar, de forma integrada, todos los procesos empresariales. Las siglas ERP
significan Enterprise Resource Planning, es decir, en español, planificación de
recursos empresariales, para representar la visión del sistema en su totalidad.
En un mercado cada vez más globalizado, es importante que
las empresas tengan una organización interfuncional, en la que la gestión
integrada de los procesos se convierta en sinónimo de eficiencia y
competitividad. Para que esto suceda con éxito, es esencial que los datos y la
información se puedan compartir rápidamente dentro de la empresa y, por lo
tanto, es esencial una integración completa de la gestión, asegurada por un
sistema ERP.
Veamos juntos un resumen de cómo funciona el mundo de los
ERP y qué características deben tener.
¿Qué es un sistema ERP?
Un ERP es un sistema de gestión ampliado e integrado. En la
web podemos encontrar varias definiciones de que es ERP, simplificando
podríamos explicarlo de la siguiente forma:
"Se trata de un conjunto de aplicaciones informáticas
integradas que gestionan múltiples actividades comerciales de manera
coordinada, compartiendo la misma información y el mismo sistema de base de
datos."
La planificación de recursos empresariales debe abarcar toda
la empresa y sus funciones, tales como: finanzas, administración y
contabilidad, almacén, comercialización, ventas, distribución, producción,
compras, gestión de personal y de activos, planificación, etc. Por lo tanto, al
integrar todas las actividades de la empresa en un solo sistema, es útil e
indispensable para apoyar a la administración en sus decisiones y estrategias
de comercialización, ayudándola a identificar qué procesos crean valor y cuáles
no, cuáles hay que mejorar, reducir o eliminar.
Cómo funciona un ERP
La lógica de cualquier sistema ERP es la recopilación
centralizada de datos de cada departamento de la empresa, que se organiza en un
repositorio estructurado. Así pues, toda la información se recoge en una base
de datos compartida, actualizada en tiempo real, disponible de inmediato y
procesable en los diversos procesos de la empresa.
Los sistemas ERP se basan, en general, en una arquitectura
cliente-servidor, en la que se crea una red en la que todos los clientes de la
empresa se conectan y ponen en común su información en un único servidor, que
hace de interfaz con los sistemas de gestión de bases de datos. La base de
datos facilita a la compañía un poder de procesamiento casi ilimitado.
El software ERP es un sistema modular en el que cada módulo
representa una función específica de la empresa y, al mismo tiempo, abierto, ya
que también debe poder interactuar con sistemas diferentes y heterogéneos.
Software de gestión y sistema ERP: ¿qué diferencia hay?
¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión y un
sistema de planificación de recursos empresariales?
La principal diferencia es la integración funcional entre
los procesos y la potencia de procesamiento global que ofrece el sistema:
mientras que un software de gestión se dedica a un número menor de
funcionalidades (permitiendo que algunos procesos funcionen de forma
independiente), con el sistema ERP se crea la interconexión entre todos los
sectores automatizados. Por esta razón, los sistemas ERP son soluciones de
aplicación ampliada desarrolladas sobre la base de proyectos, que suelen
aplicarse en empresas medianas y grandes.
Los programas informáticos de gestión, en cambio, suelen
estar diseñados para satisfacer las necesidades de las PYMES y las pequeñas
empresas: en este ámbito, a menudo se habla de compra
"preempaquetada", en la que la variable viene dada no sólo por la
gama funcional sino también por la adaptabilidad a las diferentes necesidades
de cada empresa, gracias a la posibilidad de parametrizar tablas, datos
maestros, documentos, formularios, etc.
También se habla de modularidad y escalabilidad en el
programa informático de gestión, aunque la gama funcional suele ser menos
amplia que la de un ERP. Para responder a necesidades de gestión muy
específicas, se puede realizar una integración funcional (en las soluciones de
gestión más avanzadas) mediante la interconexión de aplicaciones externas con
una lógica de "función óptima". Un sistema se define como el mejor de
su clase cuando es el mejor en su nicho o categoría de referencia: a menudo,
las empresas utilizan esta solución para satisfacer necesidades particulares,
eligiendo programas informáticos muy específicos desarrollados por diferentes
proveedores. Dado que son soluciones de nicho, en algunos contextos pueden
funcionar incluso mejor que un sistema integrado, sin embargo, el mantenimiento
de sistemas separados podría -en grandes volúmenes- crear problemas de
mantenimiento e integración.
El ERP es, en cambio, un sistema ampliado e integrado por
definición, en el que cada función se aplica de forma nativa: por esta razón,
cuando hablamos de planificación de los recursos empresariales no hablamos de
"paquetes" sino de proyectos de software, que parten del análisis de
las necesidades empresariales en su conjunto, siguiendo una visión orientada a
la integración de todos los procesos y no sólo de las funcionalidades individuales.
La mejor solución depende del tamaño de la empresa: la
elección de una PYME se orientará hacia un software de gestión dedicado a las
funcionalidades únicas, cuyos costos serán sin duda más bajos, mientras que la
elección de una empresa más articulada y con múltiples ubicaciones tenderá
automáticamente hacia un sistema ERP.
Las ventajas de un ERP
La implementación de un sistema de gestión ERP en su
empresa, de acuerdo con sus necesidades, ciertamente trae muchas ventajas.
Veamos las más significativas.
- Mejora de la eficiencia operacional, con la consiguiente reducción de los costos y el aumento del control sobre la gestión de la empresa.
- Mayor funcionalidad en los flujos de procesos comerciales: cada actividad está diseñada para minimizar el número de operaciones a realizar y su duración.
- Menor tasa de riesgo: con una mayor integridad de los datos y controles financieros se obtiene un margen de riesgo mucho menor.
- Mejora de la eficiencia de la gestión empresarial: disponer de todos los datos y la información en tiempo real, de forma completa y fácilmente accesible, permite a la dirección de la empresa planificar las mejores estrategias para alcanzar los objetivos presupuestarios.
- Mayor intercambio entre los usuarios de los datos relacionados con los procesos operacionales: disponibles en un sistema compartido que permite a los usuarios acceder a la información necesaria para las operaciones diarias (contratos, cotizaciones, órdenes de compra, inventarios, etc.), lo que permite un ahorro de tiempo, una mayor satisfacción e independencia en el desempeño de sus actividades.
- Reducción de los gastos de funcionamiento: la mejora de la eficiencia de la gestión conduce a la definición de procesos empresariales más específicos, definidos y rápidos, con el consiguiente ahorro de tiempo y costos.
- Mejora de la gestión de los recursos humanos: el personal está incluido en los diversos departamentos y puede dedicarse a múltiples tareas; además, puede evaluarse sobre la base de resultados ciertos y mensurables.